1. Tại sao cần quản lý tài liệu ?
Bạn cần tìm lại một số tài liệu quan trọng cũ để tham khao, và bạn mất hàng giờ thậm chí cả ngày chỉ để việc lụt tung các nơi để tìm bộ tài liệu bạn cần, và thậm chí có khi bộ tài liệu đó đã không còn hoặc bị ai đó vô tình vứt đi vì quá cũ.
Thật vậy, vấn đề mất mát tài liệu và trộm cắp tài liệu thường xuyên xảy ra ở các doanh nghiệp lớn hay lưu trữ giấy tờ, hợp đồng mà không có biện pháp kiểm soát.
Thực tế đã từng có nhiều công ty bị lộ các ý tưởng và bị sao chép bởi đối thủ cũng chỉ vì sự bất cẩn trong quản lý tài liệu.
Mất giấy tờ, mất hồ sơ, thất lạc hợp đồng thật sự là nỗi ám ảnh của nhân viên và cả các ông chủ, vì hậu quả sau đó khó đo lường được.
2. QUẢN LÝ TÀI LIỆU với RFID
RFID giúp bạn có thể định vị và theo dõi bất kỳ tài liệu nào bạn cho là quan trọng và cần kiểm soát, và bạn chỉ mất vài phút cho thao tác tìm kiếm tài liệu đó khi lúc cần, và tài liệu sẽ được bảo vệ an toàn nơi bạn cất giữ. Hệ thống sẽ báo động nếu tài liệu đó di chuyển mà chưa có sự xác nhận từ bạn.
Mở rộng hơn là RFID còn giúp bạn theo dõi lịch sử di chuyển của tài liệu mà bạn cần kiểm soát trọng tòa nhà, hay một phạm vi địa lý nhất định, nếu tài liệu di chuyển ra khỏi vùng an toàn thì bạn sẽ biết ngay tài liệu nào đã mất cắp và có biện pháp can thiệp tức thì.
3. Hệ thống quản lý tài liệu RFID cung cấp
Phân loại tất cả các tài liệu theo loại (hợp đồng, hồ sơ pháp lý, danh mục sản phẩm, v.v.)
Quản lý và kiểm soát tài liệu trong phạm vị nhất định và kích hoạt báo động khi bị trộm
Định vị chính xác loại tài liệu và hồ sơ từ hàng ngàn tài liệu lưu trữ trong kho
Tích hợp linh hoạt với các hệ thống hiện có, bao gồm cả hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số
Giám sát di chuyển tài liệu và lịch sử người sử dụng
Quản lý thông tin và truy cập nếu cần để xử lý các tài liệu cụ thể
4. các Ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu RFID
Theo dõi tài liệu với RFID
Theo dõi tệp RFID
Quản lý tài liệu với RFID
Bảo mật tệp và tài liệu với RFID
5. Lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu RFID
- Giảm 85% thời gian kiểm toán tài liệu.
- Tự động hóa việc kiểm tra và bảo mật tài liệu.
- Giảm tình trạng tài liệu bị thất lạc hoặc bị mất.
- Dễ dàng phát hiện các tài liệu bị mất
- Bảo vệ tài liệu quan trọng với độ bảo mật cao.